Reuniones 1-to-1
Agile,  Producto

Reuniones 1-to-1

Las reuniones 1-to-1 son espacios de conversación periódica entre el manager de un equipo y sus integrantes de forma individual.

Este tipo de reuniones son fundamentales para construir una cultura organizacional de equipo sólida y duradera generando un flujo de comunicación transparente, además de un buen lugar para trabajar.

Una de las principales ventajas de los 1-to-1 es que el flujo de información fluye sobre todo de abajo hacia arriba, dentro de un entorno seguro y privado. Esto permite ser mucho más pro-activos, en lugar de dejar que los problemas y riesgos aparezcan para solucionarlos después.

Suele pasar en muchas empresas y equipos que las personas se sienten poco escuchadas y además reciben poco feedback. Es importante trabajar para que las personas del equipo tengan la sensación de que son escuchadas como personas y disponen de herramientas para conseguir evolucionar en su desarrollo profesional. Esto tiene un impacto muy grande también en la evolución y desarrollo del equipo.

Ventajas de los one-to-ones:

  • Mejora el flujo de información y comunicación de abajo hacia arriba.
  • Permite detonar accionables para la mejora continua a nivel individual.
  • Provoca un aumento del compromiso por parte de los integrantes del equipo.
  • Genera feedback mutuo entre manager y las personas del equipo.
  • Permite enfocar correctamente el plan de carrera de las personas del equipo.
  • Aumenta la confianza todos los integrantes del equipo, incluido el manager.

¿Con qué frecuencia se deben hacer los 1-to-1?

Depende del punto de madurez y necesidades del equipo y la compañía y de la estructura de los mismos. Normalmente se recomienda tener un 1-to-1 de forma mensual en empresas con cultura Agile donde ya existen retrospectivas que resuelven problemas a nivel de equipo. Los 1-to-1 se realizan por persona y son de una hora de duración aproximadamente.

Los 1-to-1 deberían plantearse como reuniones «sagradas» en las agendas del equipo. Si no hubiera mas remedio que cancelar un 1-to-1, debería reagendarse para no perder ese momento «personal».

¿Cómo sacarle jugo a un 1-to-1?

Para obtener beneficios de un 1-to-1 hay que tener en cuenta que se trata de una reunión flexible y puede ser utilizada para resolver problemas de diferente índole. Para conseguir que realmente sea flexible, cada reunión debe estar orientada a cada persona y/o perfil profesional con una agenda clara que permita abordar los aspectos a tratar.

Además de la agenda programada del 1-to-1, es importante que la persona del equipo envíe previamente al manager una agenda con temas que desea tratar, de esta forma se incluyen estos temas en la agenda general de la reunión.

Dejar que sea la persona del equipo quien se exprese libremente y que vaya conduciendo el 1-to-1 es una buena forma de generar confianza y de enfocar los temas que realmente preocupan a las personas del equipo.

Es muy aconsejable ir anotando todos los puntos clave de la conversación, fricciones, problemas, accionables, soluciones…

¿Cómo se estructura el 1-to-1?

Una buena estructura / agenda de 1-to-1 podría ser la siguiente:

Hablando de aspectos personales / profesionales (70% / 80% del tiempo):

  • ¿Qué pasa por tu mente?
  • ¿Eres feliz?
  • ¿Cómo estás personalmente?
  • ¿Cómo estás profesionalmente?
  • ¿Hay algo que falta o necesitas para poder hacer tu trabajo?
  • ¿Qué esperas de tu manager?
  • ¿Cómo puedo mejorar como manager?
  • ¿Qué obstáculos necesitas que desaparezcan para mejorar el rendimiento?
  • ¿A dónde quieres llegar profesionalmente? ¿Cómo ves tu futuro?

Hablando aspectos del equipo o compañía (20% o 30% de la duración del tiempo):

  • ¿Consideras que el equipo es feliz?
  • ¿Cómo podemos mejorar el rendimiento del equipo?
  • ¿Cuál es el principal problema del equipo actualmente? ¿Por qué?
  • ¿Qué está fallando en el ambiente de trabajo?
  • ¿Quién está aportando excelencia en el equipo?, ¿a quién admiras?
  • ¿Qué aspectos son mejorables de nuestros productos?
  • ¿Hay alguna oportunidad que estemos dejando pasar?
  • ¿Hay algo que no estamos haciendo y que deberíamos hacer?

No hay una sola forma de realizar 1-to-1 y éstos van cambiando a según las necesidades de las personas que confirman equipo.